Workflow e Automazione – Guida completa

Introduzione ai Workflow

I Workflow in SurveyAnalytica ti consentono di automatizzare attività ripetitive e creare processi aziendali sofisticati senza scrivere codice. Crea automazioni potenti con trigger, condizioni, azioni e agenti AI per ottimizzare le tue operazioni.

---

Accedere ai Workflow

1. Dalla Dashboard: Clicca sulla scheda “Flows” nella navigazione
2. Crea Nuovo: Clicca su “+ Create Workflow”
3. URL Diretto: /flows
4. Modalità Design: /flows/design per un nuovo workflow

---

Componenti del Workflow

1. Trigger

I trigger avviano automaticamente il tuo workflow quando si verificano eventi specifici.

Trigger disponibili:

Categoria	Trigger
Sondaggio	Risposta al sondaggio
Contatto	Aggiornamento lista contatti
Comunicazione	Email ricevuta, Webhook
Pianificazione	Orario pianificato
Fogli di calcolo	Aggiornamento Excel, Google Sheets
Messaggistica	Messaggio Slack, MS Teams
E-commerce	Ordine Shopify
CRM	HubSpot, Salesforce
Gestione progetti	Problema Jira, Attività Asana
Social	Lead Facebook, Instagram, Twitter/X
Altro	Zapier, Mailchimp, Pub/Sub

2. Condizioni

Le condizioni aggiungono logica ai tuoi workflow, creando percorsi diversi in base ai dati.

Tipi di condizioni:

• If/Else: Ramifica in base a una singola condizione
• Switch: Rami multipli in base al valore
• Filter: Continua solo se i criteri sono soddisfatti
• Wait Until: Sospendi finché la condizione è vera

3. Azioni

Le azioni sono compiti eseguiti dal tuo workflow.

Azioni disponibili:

Categoria	Azioni
Comunicazione	Invia Email, Invia SMS, WhatsApp
Webhook	Chiama Webhook/API
Fogli di calcolo	Aggiorna Google Sheets, Aggiorna Excel
Messaggistica	Messaggio Slack, Messaggio Teams
Attività	Crea Attività
AI	Agente AI, Genera Immagine
CRM	HubSpot CRM, Salesforce
Progetti	Crea Problema Jira, Attività Asana
Marketing	Mailchimp, Marketo
E-commerce	Shopify
Supporto	Ticket Zendesk
Controllo del flusso	Attesa/Ritardo

4. Agenti AI

Integra l’AI per gestire compiti complessi in modo intelligente.

Capacità degli Agenti AI:

• Analizzare risposte testuali
• Generare contenuti personalizzati
• Classificare e categorizzare i dati
• Riassumere testi lunghi
• Tradurre tra lingue diverse
• Estrarre entità (nomi, date, importi)

---

Editor Visuale dei Workflow

Crea workflow con un’interfaccia intuitiva a trascinamento (drag-and-drop).

Componenti dell’Editor

Componente	Descrizione
Canvas	Area principale di trascinamento
Pannello dei componenti	Trigger, condizioni e azioni disponibili
Pannello delle proprietà	Impostazioni per il componente selezionato
Barra degli strumenti	Opzioni di salvataggio, test e pubblicazione

Creare un Workflow

Passo 1: Aggiungi un Trigger

• Trascina un trigger dal pannello dei componenti
• Configura le impostazioni del trigger
• Ogni workflow richiede almeno un trigger

Passo 2: Aggiungi Azioni

• Collega le azioni al tuo trigger
• Concatena più azioni insieme
• Configura le impostazioni di ciascuna azione

Passo 3: Aggiungi Condizioni (Facoltativo)

• Inserisci condizioni per creare ramificazioni
• Configura le regole logiche
• Definisci i percorsi per i diversi esiti

Passo 4: Testa il Tuo Workflow

• Clicca su “Test” per simulare l’esecuzione
• Rivedi i risultati passo dopo passo
• Risolvi i problemi prima della pubblicazione

Passo 5: Pubblica

• Clicca su “Publish” per attivare
• Il workflow inizia a rispondere ai trigger

---

Funzionalità dei Workflow

Funzionalità dell’Editor Visuale

• Canvas Drag & Drop: Design visuale intuitivo
• Editor Logico Visuale: Visualizza il flusso della tua automazione
• Anteprima in tempo reale: Testa mentre crei
• Cronologia delle versioni: Tieni traccia delle modifiche nel tempo
• Collaborazione in team: Lavora insieme sui workflow
• Modelli predefiniti: Parti da pattern collaudati
• Gestione degli errori: Gestione integrata degli errori
• Modalità Debug: Test passo dopo passo

Azioni di Attesa

Controlla i tempi nei tuoi workflow:

• Durata dell’attesa: Sospendi per ore, giorni, settimane
• Attendi fino a un’ora: Riprendi a un orario specifico
• Attendi fino a un giorno: Riprendi in giorni specifici
• Attendi un evento: Riprendi quando si verifica un evento

Centro Azioni

Gestisci attività e approvazioni dei workflow:

• Visualizza le attività in sospeso
• Elabora le approvazioni
• Tieni traccia dell’avanzamento del workflow
• Gestisci le eccezioni

---

Modelli di Workflow

Modelli predefiniti

Inizia rapidamente con i modelli:

Feedback dei clienti:

• Workflow di follow-up NPS
• Sistema di allerta per i detrattori
• Sequenza di ringraziamento per i promotori

Automazione marketing:

• Serie di email di benvenuto
• Campagna di re-engagement
• Flusso di registrazione eventi

Operazioni:

• Instradamento dei ticket di supporto
• Flusso di richiesta di approvazione
• Automazione della sincronizzazione dati

Utilizzare i Modelli

1. Vai su Flows → Templates
2. Sfoglia o cerca i modelli
3. Clicca su “Use Template”
4. Personalizza in base alle tue esigenze
5. Pubblica quando sei pronto

---

Integrazioni

Integrazioni native

Connettiti con le piattaforme più diffuse:

Comunicazione:

• Slack
• Microsoft Teams
• Email (SMTP, SendGrid)
• SMS (Twilio)
• WhatsApp

CRM e Marketing:

• Salesforce
• HubSpot
• Mailchimp
• Marketo

Fogli di calcolo:

• Google Sheets
• Microsoft Excel

Gestione progetti:

• Jira
• Asana

E-commerce:

• Shopify

Supporto:

• Zendesk

Integrazioni personalizzate

Usa i webhook per collegare qualsiasi sistema:

{
  "method": "POST",
  "url": "https://api.example.com/webhook",
  "headers": {
    "Authorization": "Bearer {{env.api_token}}"
  },
  "body": {
    "email": "{{trigger.contact.email}}",
    "event": "survey_completed"
  }
}

---

Variabili del Workflow

Usa le variabili per passare dati tra i vari step:

Tipo di variabile	Esempio
Dati del trigger	{{trigger.response.email}}
Output dello step	{{steps.step1.output}}
Ambiente	{{env.api_key}}
Sistema	{{now}}, {{uuid}}

---

Test e Debug

Modalità Test

• Esegui con dati di esempio
• Visualizza l’esecuzione passo dopo passo
• Identifica i problemi prima della pubblicazione
• Verifica i percorsi logici

Log di Esecuzione

Accedi a log dettagliati:

• Timestamp per ogni step
• Dati di input/output
• Messaggi di errore
• Durata dell’esecuzione

---

Best Practice

Progettazione del Workflow

1. Inizia in modo semplice: Comincia con workflow di base
2. Nomina in modo chiaro: Usa nomi descrittivi
3. Documenta la logica: Aggiungi note per le parti complesse
4. Usa i modelli: Costruisci a partire da pattern collaudati
5. Testa a fondo: Verifica che tutti i percorsi funzionino

Prestazioni

1. Riduci al minimo le chiamate API: Raggruppa quando possibile
2. Attese appropriate: Non ritardare eccessivamente
3. Gestisci gli errori: Pianifica in caso di errori
4. Monitora i tempi: Ottimizza i workflow lenti

Sicurezza

1. Usa variabili d’ambiente: Non inserire segreti direttamente nel codice
2. Valida gli input: Controlla i dati prima di usarli
3. Limita i permessi: Accesso minimo necessario
4. Effettua controlli periodici: Rivedi l’accesso ai workflow

---

Workflow Pianificati

Oltre ai trigger basati su eventi (modulo inviato, contatto creato, webhook ricevuto), i flussi possono essere eseguiti secondo una pianificazione cron — recuperando dati con cadenza ricorrente da Google Sheets, Excel/OneDrive, Shopify, Tally, LinkedIn, Facebook, Instagram, Slack, Outlook, X (Twitter), Microsoft Teams o un endpoint webhook, e inoltrando i risultati al resto del flusso.

Il Trigger Pianificato

• Tipo di trigger: Pianificato
• Formato pianificazione: cron standard a 5 campi (minute hour day month weekday). L’interfaccia genera il cron per te tramite menu a discesa intuitivi — scegli la ricorrenza, l’orario e il fuso orario, e il cron viene creato automaticamente dietro le quinte.
• Origine: una delle sorgenti dati integrate elencate di seguito.
• Output verso i nodi a valle: ogni riga recuperata viene passata come dati del record al resto del flusso, così che le tue condizioni, azioni e agenti AI vedano una riga alla volta — esattamente come per un invio di modulo in tempo reale.

Sorgenti Supportate

Lettori di dati diretti:

• Google Sheets — interroga una scheda, rileva le nuove righe
• Excel / OneDrive — stesso funzionamento, per i workbook Microsoft
• Shopify — ordini, clienti, prodotti
• Tally — dati ERP
• Webhook — recupera il payload più recente da un endpoint webhook

Sorgenti social e di messaggistica (interrogate secondo la tua pianificazione):

• LinkedIn, Facebook, Instagram
• Slack, Microsoft Teams
• Outlook
• X (Twitter)

Prerequisito: Collega Prima l’Integrazione

Ogni sorgente integrata legge dalle credenziali che la piattaforma già possiede per il tuo workspace. Prima di poter pianificare un prelievo da (ad esempio) LinkedIn, collega LinkedIn una volta nella pagina Integrations — handshake OAuth, scelta dell’account/pagina/foglio, fatto. Il trigger pianificato risolve quindi il token corretto a runtime, senza che alcuna credenziale transiti nella configurazione del flusso.

Ricetta: Sincronizzazione Giornaliera dei Lead da un Google Sheet

1. Collega Google nella pagina Integrations, se non l’hai già fatto.
2. Crea un nuovo flusso. Scegli Scheduled come tipo di trigger.
3. Scegli una cadenza — ad esempio Ogni giorno alle 07:00 UTC.
4. Scegli Google Sheets come sorgente dati e seleziona il foglio e la scheda che contengono i tuoi lead in entrata.
5. Aggiungi un nodo Condition per filtrare solo le righe non ancora viste (il trigger tiene traccia di uno stato cursore per te).
6. Prosegui con nodi Action: crea un contatto, invia una campagna di outreach, aggiungi al CRM, ecc. Ogni riga attraversa l’intera catena.
7. Attiva il flusso. La piattaforma gestisce il cron autonomamente — nessun’altra infrastruttura da gestire.

Sospendere, Modificare o Rimuovere una Pianificazione

Disattivare il flusso mette in pausa il cron — la pianificazione riprende quando lo riattivi. Modificare la ricorrenza su un flusso attivo ricrea il cron dietro le quinte. Eliminare il flusso rimuove completamente la pianificazione.

Suggerimenti

• Preferisci la cadenza più contenuta che soddisfi le tue esigenze — un prelievo ogni minuto da una sorgente social può incorrere nei limiti di frequenza di terze parti; una cadenza oraria o giornaliera è solitamente più che sufficiente.
• Per le sorgenti che crescono in modo illimitato (feed di ordini, caselle social), aggiungi sempre un filtro Condition all’inizio del flusso per limitare il fan-out a valle.
• Esegui un test manuale del flusso una volta prima di attivare la pianificazione — la Test Mode descritta sopra funziona anche con i flussi pianificati.

Risoluzione dei Problemi

Problemi Comuni

Problema	Soluzione
Il workflow non si attiva	Verifica la configurazione del trigger
L’email non viene inviata	Controlla le impostazioni email e il destinatario
La condizione fallisce sempre	Rivedi la logica della condizione
Errori di timeout	Controlla l’API esterna, aggiungi un retry
Dati mancanti	Verifica i percorsi delle variabili

Richiedere Assistenza

• Documentazione: Articoli del centro assistenza
• Supporto: support@surveyanalytica.com
• Community: Forum degli utenti

---

Domande frequenti

D: Quanti workflow posso creare? R: Dipende dal tuo piano. I piani gratuiti includono un numero limitato di workflow attivi, i piani a pagamento ne offrono di più o illimitati.

D: Posso duplicare un workflow? R: Sì, clicca sul menu “…” e seleziona “Duplicate”.

D: Come metto in pausa temporaneamente un workflow? R: Disattiva il workflow nell’elenco dei workflow senza eliminarlo.

D: I workflow possono essere eseguiti in parallelo? R: Sì, ogni trigger crea un’esecuzione indipendente.

D: Cosa succede se un workflow fallisce? R: Gli errori vengono registrati e possono essere ritentati. Configura le notifiche per avvisare il tuo team.

D: Posso testare senza influire sui dati reali? R: Sì, usa la Test Mode con dati di esempio.

---

Risorse Correlate

• Modelli di Workflow
• Documentazione API: Workflow
• Video: Nozioni di base sui Workflow
• Guide alle Integrazioni

---