Workflows & Automatisierung – Vollständiger Hilfeleitfaden

Einführung in Workflows

Mit Workflows in SurveyAnalytica können Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und anspruchsvolle Geschäftsprozesse erstellen, ohne Code zu schreiben. Erstellen Sie leistungsstarke Automatisierungen mit Triggern, Bedingungen, Aktionen und KI-Agenten, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Zugriff auf Workflows

1. Vom Dashboard aus: Klicken Sie in der Navigation auf den Tab “Flows”
2. Neu erstellen: Klicken Sie auf “+ Workflow erstellen”
3. Direkte URL: /flows
4. Design-Modus: /flows/design für einen neuen Workflow

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Workflow-Komponenten

1. Trigger

Trigger starten Ihren Workflow automatisch, wenn bestimmte Ereignisse eintreten.

Verfügbare Trigger:

Kategorie	Trigger
Umfrage	Umfrageantwort
Kontakt	Kontaktlisten-Aktualisierung
Kommunikation	E-Mail empfangen, Webhook
Zeitplan	Geplante Zeit
Tabellenkalkulation	Excel-Aktualisierung, Google Sheets
Messaging	Slack-Nachricht, MS Teams
E-Commerce	Shopify-Bestellung
CRM	HubSpot, Salesforce
Projektmanagement	Jira-Vorgang, Asana-Aufgabe
Social	Facebook-Lead, Instagram, Twitter/X
Sonstige	Zapier, Mailchimp, Pub/Sub

2. Bedingungen

Bedingungen fügen Ihren Workflows Logik hinzu und erstellen je nach Daten unterschiedliche Pfade.

Bedingungstypen:

• If/Else: Verzweigung basierend auf einer einzelnen Bedingung
• Switch: Mehrere Verzweigungen basierend auf einem Wert
• Filter: Nur fortfahren, wenn Kriterien erfüllt sind
• Wait Until: Pausieren, bis eine Bedingung erfüllt ist

3. Aktionen

Aktionen sind Aufgaben, die Ihr Workflow ausführt.

Verfügbare Aktionen:

Kategorie	Aktionen
Kommunikation	E-Mail senden, SMS senden, WhatsApp
Webhooks	Webhook/API aufrufen
Tabellenkalkulation	Google Sheets aktualisieren, Excel aktualisieren
Messaging	Slack-Nachricht, Teams-Nachricht
Aufgaben	Aufgabe erstellen
KI	KI-Agent, Bild generieren
CRM	HubSpot CRM, Salesforce
Projekt	Jira-Vorgang erstellen, Asana-Aufgabe
Marketing	Mailchimp, Marketo
E-Commerce	Shopify
Support	Zendesk-Ticket
Ablaufsteuerung	Warten/Verzögern

4. KI-Agenten

Setzen Sie KI ein, um komplexe Aufgaben intelligent zu erledigen.

Fähigkeiten des KI-Agenten:

• Textantworten analysieren
• Personalisierte Inhalte generieren
• Daten klassifizieren und kategorisieren
• Lange Texte zusammenfassen
• Zwischen Sprachen übersetzen
• Entitäten extrahieren (Namen, Daten, Beträge)

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Visueller Workflow-Builder

Erstellen Sie Workflows mit einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche.

Builder-Komponenten

Komponente	Beschreibung
Canvas	Hauptbereich für Drag-and-Drop
Komponenten-Panel	Verfügbare Trigger, Bedingungen, Aktionen
Eigenschaften-Panel	Einstellungen für die ausgewählte Komponente
Symbolleiste	Optionen zum Speichern, Testen, Veröffentlichen

Einen Workflow erstellen

Schritt 1: Trigger hinzufügen

• Trigger aus dem Komponenten-Panel ziehen
• Trigger-Einstellungen konfigurieren
• Jeder Workflow benötigt mindestens einen Trigger

Schritt 2: Aktionen hinzufügen

• Aktionen mit Ihrem Trigger verbinden
• Mehrere Aktionen miteinander verketten
• Einstellungen jeder Aktion konfigurieren

Schritt 3: Bedingungen hinzufügen (optional)

• Bedingungen einfügen, um Verzweigungen zu erstellen
• Logikregeln konfigurieren
• Pfade für unterschiedliche Ergebnisse festlegen

Schritt 4: Workflow testen

• Auf “Test” klicken, um die Ausführung zu simulieren
• Ergebnisse Schritt für Schritt überprüfen
• Probleme vor der Veröffentlichung beheben

Schritt 5: Veröffentlichen

• Auf “Veröffentlichen” klicken, um zu aktivieren
• Der Workflow beginnt, auf Trigger zu reagieren

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Workflow-Funktionen

Funktionen des visuellen Builders

• Drag-&-Drop-Canvas: Intuitives visuelles Design
• Visueller Logik-Builder: Sehen Sie Ihren Automatisierungsablauf
• Echtzeit-Vorschau: Testen Sie während der Erstellung
• Versionsverlauf: Änderungen im Zeitverlauf nachverfolgen
• Team-Zusammenarbeit: Gemeinsam an Workflows arbeiten
• Vorgefertigte Vorlagen: Mit bewährten Mustern starten
• Fehlerbehandlung: Integriertes Fehlermanagement
• Debug-Modus: Schrittweises Testen

Warteaktionen

Steuern Sie das Timing in Ihren Workflows:

• Wartedauer: Pausieren für Stunden, Tage, Wochen
• Warten bis Uhrzeit: Fortsetzen zu einer bestimmten Uhrzeit
• Warten bis Tag: Fortsetzen an bestimmten Tagen
• Auf Ereignis warten: Fortsetzen, wenn ein Ereignis eintritt

Action Center

Verwalten Sie Workflow-Aufgaben und Genehmigungen:

• Ausstehende Aufgaben anzeigen
• Genehmigungen bearbeiten
• Workflow-Fortschritt verfolgen
• Ausnahmen behandeln

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Workflow-Vorlagen

Vorgefertigte Vorlagen

Schnell starten mit Vorlagen:

Kundenfeedback:

• NPS-Follow-up-Workflow
• Detractor-Alarmsystem
• Promoter-Dankesnachricht-Sequenz

Marketing-Automatisierung:

• Willkommens-E-Mail-Serie
• Reaktivierungskampagne
• Ablauf zur Veranstaltungsanmeldung

Betrieb:

• Weiterleitung von Support-Tickets
• Genehmigungsanfrage-Ablauf
• Datensynchronisierung-Automatisierung

Vorlagen verwenden

1. Gehen Sie zu Flows → Vorlagen
2. Vorlagen durchsuchen oder suchen
3. Klicken Sie auf “Vorlage verwenden”
4. Für Ihre Bedürfnisse anpassen
5. Veröffentlichen, wenn bereit

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Integrationen

Native Integrationen

Verbinden Sie sich mit beliebten Plattformen:

Kommunikation:

• Slack
• Microsoft Teams
• E-Mail (SMTP, SendGrid)
• SMS (Twilio)
• WhatsApp

CRM & Marketing:

• Salesforce
• HubSpot
• Mailchimp
• Marketo

Tabellenkalkulation:

• Google Sheets
• Microsoft Excel

Projektmanagement:

• Jira
• Asana

E-Commerce:

• Shopify

Support:

• Zendesk

Individuelle Integrationen

Verwenden Sie Webhooks, um jedes System zu verbinden:

{
  "method": "POST",
  "url": "https://api.example.com/webhook",
  "headers": {
    "Authorization": "Bearer {{env.api_token}}"
  },
  "body": {
    "email": "{{trigger.contact.email}}",
    "event": "survey_completed"
  }
}

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Workflow-Variablen

Verwenden Sie Variablen, um Daten zwischen Schritten zu übergeben:

Variablentyp	Beispiel
Trigger-Daten	{{trigger.response.email}}
Schritt-Ausgabe	{{steps.step1.output}}
Umgebung	{{env.api_key}}
System	{{now}}, {{uuid}}

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Testen & Debugging

Testmodus

• Mit Beispieldaten ausführen
• Schrittweise Ausführung ansehen
• Probleme vor der Veröffentlichung identifizieren
• Logikpfade überprüfen

Ausführungsprotokolle

Zugriff auf detaillierte Protokolle:

• Zeitstempel für jeden Schritt
• Eingabe-/Ausgabedaten
• Fehlermeldungen
• Ausführungsdauer

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Best Practices

Workflow-Design

1. Einfach beginnen: Mit einfachen Workflows starten
2. Klar benennen: Aussagekräftige Namen verwenden
3. Logik dokumentieren: Notizen für komplexe Teile hinzufügen
4. Vorlagen verwenden: Auf bewährten Mustern aufbauen
5. Gründlich testen: Sicherstellen, dass alle Pfade funktionieren

Leistung

1. API-Aufrufe minimieren: Wenn möglich bündeln
2. Angemessene Wartezeiten: Nicht übermäßig verzögern
3. Fehler behandeln: Für Ausfälle planen
4. Zeiten überwachen: Langsame Workflows optimieren

Sicherheit

1. Umgebungsvariablen verwenden: Geheimnisse nicht fest im Code hinterlegen
2. Eingaben validieren: Daten vor der Verwendung prüfen
3. Berechtigungen einschränken: Minimal erforderlichen Zugriff gewähren
4. Regelmäßig prüfen: Workflow-Zugriff überprüfen

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Geplante Workflows

Zusätzlich zu ereignisbasierten Triggern (Formular gesendet, Kontakt erstellt, Webhook empfangen) können Flows nach einem Cron-Zeitplan ausgeführt werden — dabei werden Daten in wiederkehrenden Abständen aus Google Sheets, Excel/OneDrive, Shopify, Tally, LinkedIn, Facebook, Instagram, Slack, Outlook, X (Twitter), Microsoft Teams oder einem Webhook-Endpunkt abgerufen und die Ergebnisse durch den Rest Ihres Flows geleitet.

Der geplante Trigger

• Trigger-Typ: Geplant
• Zeitplanformat: Standard-Cron mit 5 Feldern (minute hour day month weekday). Die Benutzeroberfläche generiert den Cron über benutzerfreundliche Dropdowns für Sie — wählen Sie die Wiederholung, die Uhrzeit und die Zeitzone, und der Cron wird im Hintergrund erstellt.
• Quelle: eine der unten aufgeführten eingebetteten Datenquellen.
• Ausgabe an nachgelagerte Knoten: jede abgerufene Zeile wird als Datensatz an den Rest des Flows weitergegeben, sodass Ihre Bedingungen, Aktionen und KI-Agenten jeweils eine Zeile sehen — genau wie bei einer Echtzeit-Formulareinreichung.

Unterstützte Quellen

Direkte Datenleser:

• Google Sheets — einen Tab abfragen, neue Zeilen erfassen
• Excel / OneDrive — dasselbe für Microsoft-Arbeitsmappen
• Shopify — Bestellungen, Kunden, Produkte
• Tally — ERP-Daten
• Webhook — die neueste Payload von einem Webhook-Endpunkt abrufen

Social- & Messaging-Quellen (nach Ihrem Zeitplan abgefragt):

• LinkedIn, Facebook, Instagram
• Slack, Microsoft Teams
• Outlook
• X (Twitter)

Voraussetzung: Zuerst die Integration verbinden

Jede eingebettete Quelle liest aus Anmeldedaten, die die Plattform bereits für Ihren Arbeitsbereich vorhält. Bevor Sie einen Abruf von (zum Beispiel) LinkedIn planen können, verbinden Sie LinkedIn einmalig auf der Seite Integrationen — OAuth-Handshake, Konto/Seite/Sheet auswählen, fertig. Der geplante Trigger löst zur Laufzeit dann das richtige Token auf, es gelangen keine Anmeldedaten in die Flow-Konfiguration selbst.

Rezept: Täglicher Lead-Abgleich aus einem Google Sheet

1. Verbinden Sie Google auf der Seite Integrationen, falls noch nicht geschehen.
2. Erstellen Sie einen neuen Flow. Wählen Sie Geplant als Trigger-Typ.
3. Wählen Sie eine Taktung — zum Beispiel Täglich um 07:00 UTC.
4. Wählen Sie Google Sheets als Datenquelle und das Sheet + den Tab aus, der Ihre eingehenden Leads enthält.
5. Fügen Sie einen Bedingungsknoten hinzu, um nur zuvor nicht gesehene Zeilen zu filtern (der Trigger verfolgt für Sie einen Cursor-Status).
6. Fahren Sie mit Aktionsknoten fort: einen Kontakt erstellen, eine Outreach-Kampagne senden, an ein CRM anhängen usw. Jede Zeile durchläuft die gesamte Kette.
7. Aktivieren Sie den Flow. Die Plattform übernimmt den Cron selbst — es ist keine weitere Infrastruktur zu betreiben.

Zeitplan pausieren, bearbeiten oder entfernen

Das Deaktivieren des Flows pausiert den Cron — der Zeitplan wird bei der Reaktivierung fortgesetzt. Das Bearbeiten der Wiederholung eines aktiven Flows erstellt den Cron im Hintergrund neu. Das Löschen des Flows entfernt den Zeitplan vollständig.

Tipps

• Bevorzugen Sie die kleinste Taktung, die Ihren Bedarf erfüllt — ein minütlicher Abruf von einer Social-Quelle kann Rate-Limits von Drittanbietern überschreiten; stündlich oder täglich reicht meist völlig aus.
• Fügen Sie bei Quellen, die unbegrenzt wachsen (Bestell-Feeds, Social-Postfächer), immer früh im Flow einen Bedingungsfilter hinzu, um den nachgelagerten Fan-out zu begrenzen.
• Testen Sie den Flow einmal manuell, bevor Sie den Zeitplan aktivieren — der oben beschriebene Testmodus funktioniert auch mit geplanten Flows.

Fehlerbehebung

Häufige Probleme

Problem	Lösung
Workflow löst nicht aus	Trigger-Konfiguration überprüfen
E-Mail wird nicht gesendet	E-Mail-Einstellungen, Empfänger prüfen
Bedingung schlägt immer fehl	Bedingungslogik überprüfen
Timeout-Fehler	Externe API prüfen, Wiederholung hinzufügen
Fehlende Daten	Variablenpfade überprüfen

Hilfe erhalten

• Dokumentation: Artikel des Hilfecenters
• Support: support@surveyanalytica.com
• Community: Nutzerforen

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FAQs

F: Wie viele Workflows kann ich erstellen? A: Hängt von Ihrem Plan ab. Kostenlose Pläne enthalten eine begrenzte Anzahl aktiver Workflows, kostenpflichtige Pläne bieten mehr oder unbegrenzt.

F: Kann ich einen Workflow duplizieren? A: Ja, klicken Sie auf das “…” Menü und wählen Sie “Duplizieren”.

F: Wie pausiere ich einen Workflow vorübergehend? A: Schalten Sie den Workflow in der Workflow-Liste aus, ohne ihn zu löschen.

F: Können Workflows parallel ausgeführt werden? A: Ja, jeder Trigger erstellt eine eigenständige Ausführung.

F: Was passiert, wenn ein Workflow fehlschlägt? A: Fehler werden protokolliert und können erneut versucht werden. Konfigurieren Sie Benachrichtigungen, um Ihr Team zu informieren.

F: Kann ich testen, ohne echte Daten zu beeinflussen? A: Ja, verwenden Sie den Testmodus mit Beispieldaten.

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Weiterführende Ressourcen

• Workflow-Vorlagen
• API-Dokumentation: Workflows
• Video: Workflow-Grundlagen
• Integrationsleitfäden

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