वर्कफ़्लो और ऑटोमेशन – पूर्ण सहायता गाइड

वर्कफ़्लो का परिचय

SurveyAnalytica में वर्कफ़्लो आपको बिना कोड लिखे दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करने और परिष्कृत व्यावसायिक प्रक्रियाएँ बनाने की सुविधा देते हैं। अपने कार्यों को सुव्यवस्थित करने के लिए ट्रिगर, कंडीशन, एक्शन और AI एजेंट्स के साथ शक्तिशाली ऑटोमेशन बनाएँ।

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वर्कफ़्लो तक पहुँचना

1. डैशबोर्ड से: नेविगेशन में “Flows” टैब पर क्लिक करें
2. नया बनाएँ: “+ Create Workflow” पर क्लिक करें
3. डायरेक्ट URL: /flows
4. डिज़ाइन मोड: नए वर्कफ़्लो के लिए /flows/design

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वर्कफ़्लो घटक

1. ट्रिगर

ट्रिगर विशिष्ट घटनाएँ होने पर आपके वर्कफ़्लो को स्वचालित रूप से शुरू करते हैं।

उपलब्ध ट्रिगर:

श्रेणी	ट्रिगर
सर्वे	सर्वे रिस्पॉन्स
संपर्क	कॉन्टैक्ट लिस्ट अपडेट
संचार	ईमेल प्राप्त हुआ, वेबहुक
शेड्यूल	निर्धारित समय
स्प्रेडशीट	Excel अपडेट, Google Sheets
मैसेजिंग	Slack संदेश, MS Teams
ई-कॉमर्स	Shopify ऑर्डर
CRM	HubSpot, Salesforce
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट	Jira इश्यू, Asana टास्क
सोशल	Facebook लीड, Instagram, Twitter/X
अन्य	Zapier, Mailchimp, Pub/Sub

2. कंडीशन

कंडीशन आपके वर्कफ़्लो में लॉजिक जोड़ती हैं, जो डेटा के आधार पर अलग-अलग पथ बनाती हैं।

कंडीशन के प्रकार:

• If/Else: एकल कंडीशन के आधार पर शाखा
• Switch: वैल्यू के आधार पर कई शाखाएँ
• Filter: केवल तभी जारी रखें जब मानदंड पूरे हों
• Wait Until: कंडीशन सही होने तक रुकें

3. एक्शन

एक्शन वे कार्य हैं जो आपका वर्कफ़्लो करता है।

उपलब्ध एक्शन:

श्रेणी	एक्शन
संचार	ईमेल भेजें, SMS भेजें, WhatsApp
वेबहुक	वेबहुक/API कॉल करें
स्प्रेडशीट	Google Sheets अपडेट करें, Excel अपडेट करें
मैसेजिंग	Slack संदेश, Teams संदेश
टास्क	टास्क बनाएँ
AI	AI एजेंट, इमेज जनरेट करें
CRM	HubSpot CRM, Salesforce
प्रोजेक्ट	Jira इश्यू बनाएँ, Asana टास्क
मार्केटिंग	Mailchimp, Marketo
ई-कॉमर्स	Shopify
सपोर्ट	Zendesk टिकट
फ़्लो कंट्रोल	Wait/Delay

4. AI एजेंट्स

जटिल कार्यों को बुद्धिमानी से संभालने के लिए AI को शामिल करें।

AI एजेंट क्षमताएँ:

• टेक्स्ट रिस्पॉन्स का विश्लेषण करें
• व्यक्तिगत सामग्री जनरेट करें
• डेटा को वर्गीकृत करें
• लंबे टेक्स्ट का सारांश बनाएँ
• भाषाओं के बीच अनुवाद करें
• इकाइयाँ निकालें (नाम, तारीखें, राशियाँ)

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विज़ुअल वर्कफ़्लो बिल्डर

एक सहज ड्रैग-एंड-ड्रॉप इंटरफ़ेस के साथ वर्कफ़्लो बनाएँ।

बिल्डर घटक

घटक	विवरण
कैनवास	मुख्य ड्रैग-एंड-ड्रॉप क्षेत्र
कंपोनेंट पैनल	उपलब्ध ट्रिगर, कंडीशन, एक्शन
प्रॉपर्टीज़ पैनल	चयनित घटक के लिए सेटिंग्स
टूलबार	सेव, टेस्ट, पब्लिश विकल्प

वर्कफ़्लो बनाना

चरण 1: एक ट्रिगर जोड़ें

• कंपोनेंट पैनल से ट्रिगर को ड्रैग करें
• ट्रिगर सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें
• हर वर्कफ़्लो में कम से कम एक ट्रिगर होना चाहिए

चरण 2: एक्शन जोड़ें

• अपने ट्रिगर से एक्शन जोड़ें
• कई एक्शन को एक साथ चेन करें
• प्रत्येक एक्शन की सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें

चरण 3: कंडीशन जोड़ें (वैकल्पिक)

• शाखाएँ बनाने के लिए कंडीशन डालें
• लॉजिक नियम कॉन्फ़िगर करें
• अलग-अलग परिणामों के लिए पथ परिभाषित करें

चरण 4: अपने वर्कफ़्लो का परीक्षण करें

• निष्पादन का अनुकरण करने के लिए “Test” पर क्लिक करें
• चरण-दर-चरण परिणामों की समीक्षा करें
• प्रकाशित करने से पहले समस्याओं को ठीक करें

चरण 5: प्रकाशित करें

• सक्रिय करने के लिए “Publish” पर क्लिक करें
• वर्कफ़्लो ट्रिगर पर प्रतिक्रिया देना शुरू कर देता है

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वर्कफ़्लो सुविधाएँ

विज़ुअल बिल्डर सुविधाएँ

• ड्रैग एंड ड्रॉप कैनवास: सहज विज़ुअल डिज़ाइन
• विज़ुअल लॉजिक बिल्डर: अपने ऑटोमेशन फ़्लो को देखें
• रीयल-टाइम प्रीव्यू: बनाते समय परीक्षण करें
• वर्ज़न हिस्ट्री: समय के साथ परिवर्तनों को ट्रैक करें
• टीम सहयोग: वर्कफ़्लो पर साथ मिलकर काम करें
• पूर्व-निर्मित टेम्पलेट: सिद्ध पैटर्न से शुरू करें
• एरर हैंडलिंग: बिल्ट-इन एरर प्रबंधन
• डीबग मोड: स्टेप-थ्रू टेस्टिंग

वेट एक्शन

अपने वर्कफ़्लो में समय को नियंत्रित करें:

• Wait Duration: घंटों, दिनों, हफ़्तों के लिए रुकें
• Wait Until Time: निर्दिष्ट समय पर फिर से शुरू करें
• Wait Until Day: कुछ खास दिनों पर फिर से शुरू करें
• Wait for Event: घटना होने पर फिर से शुरू करें

एक्शन सेंटर

वर्कफ़्लो कार्यों और अनुमोदनों का प्रबंधन करें:

• लंबित कार्य देखें
• अनुमोदन संसाधित करें
• वर्कफ़्लो प्रगति को ट्रैक करें
• अपवादों को संभालें

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वर्कफ़्लो टेम्पलेट

पूर्व-निर्मित टेम्पलेट

टेम्पलेट के साथ जल्दी शुरुआत करें:

ग्राहक फ़ीडबैक:

• NPS फ़ॉलो-अप वर्कफ़्लो
• डिट्रैक्टर अलर्ट सिस्टम
• प्रमोटर धन्यवाद सीक्वेंस

मार्केटिंग ऑटोमेशन:

• वेलकम ईमेल सीरीज़
• री-एंगेजमेंट कैंपेन
• इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़्लो

ऑपरेशंस:

• सपोर्ट टिकट रूटिंग
• अप्रूवल रिक्वेस्ट फ़्लो
• डेटा सिंक ऑटोमेशन

टेम्पलेट का उपयोग करना

1. Flows → Templates पर जाएँ
2. टेम्पलेट ब्राउज़ करें या खोजें
3. “Use Template” पर क्लिक करें
4. अपनी आवश्यकताओं के अनुसार कस्टमाइज़ करें
5. तैयार होने पर प्रकाशित करें

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इंटीग्रेशन

नेटिव इंटीग्रेशन

लोकप्रिय प्लेटफ़ॉर्म से कनेक्ट करें:

संचार:

• Slack
• Microsoft Teams
• ईमेल (SMTP, SendGrid)
• SMS (Twilio)
• WhatsApp

CRM और मार्केटिंग:

• Salesforce
• HubSpot
• Mailchimp
• Marketo

स्प्रेडशीट:

• Google Sheets
• Microsoft Excel

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट:

• Jira
• Asana

ई-कॉमर्स:

• Shopify

सपोर्ट:

• Zendesk

कस्टम इंटीग्रेशन

किसी भी सिस्टम से कनेक्ट करने के लिए वेबहुक का उपयोग करें:

{
  "method": "POST",
  "url": "https://api.example.com/webhook",
  "headers": {
    "Authorization": "Bearer {{env.api_token}}"
  },
  "body": {
    "email": "{{trigger.contact.email}}",
    "event": "survey_completed"
  }
}

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वर्कफ़्लो वेरिएबल

चरणों के बीच डेटा पास करने के लिए वेरिएबल का उपयोग करें:

वेरिएबल प्रकार	उदाहरण
ट्रिगर डेटा	{{trigger.response.email}}
स्टेप आउटपुट	{{steps.step1.output}}
एनवायरनमेंट	{{env.api_key}}
सिस्टम	{{now}}, {{uuid}}

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परीक्षण और डीबगिंग

टेस्ट मोड

• नमूना डेटा के साथ निष्पादित करें
• चरण-दर-चरण निष्पादन देखें
• प्रकाशित करने से पहले समस्याओं की पहचान करें
• लॉजिक पथों को सत्यापित करें

एक्ज़ीक्यूशन लॉग

विस्तृत लॉग तक पहुँचें:

• प्रत्येक चरण के लिए टाइमस्टैंप
• इनपुट/आउटपुट डेटा
• एरर संदेश
• निष्पादन अवधि

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सर्वोत्तम प्रथाएँ

वर्कफ़्लो डिज़ाइन

1. सरल शुरुआत करें: बुनियादी वर्कफ़्लो से शुरुआत करें
2. स्पष्ट रूप से नाम दें: वर्णनात्मक नामों का उपयोग करें
3. लॉजिक का दस्तावेज़ीकरण करें: जटिल हिस्सों के लिए नोट्स जोड़ें
4. टेम्पलेट का उपयोग करें: सिद्ध पैटर्न से बनाएँ
5. अच्छी तरह से परीक्षण करें: सभी पथ काम करते हैं यह सत्यापित करें

प्रदर्शन

1. API कॉल न्यूनतम करें: जब संभव हो बैच करें
2. उपयुक्त वेट: अत्यधिक देरी न करें
3. एरर हैंडल करें: विफलताओं के लिए योजना बनाएँ
4. समय मॉनिटर करें: धीमे वर्कफ़्लो को ऑप्टिमाइज़ करें

सुरक्षा

1. एनवायरनमेंट वेरिएबल का उपयोग करें: सीक्रेट्स को हार्डकोड न करें
2. इनपुट सत्यापित करें: उपयोग करने से पहले डेटा जाँचें
3. अनुमतियाँ सीमित करें: न्यूनतम आवश्यक एक्सेस
4. नियमित रूप से ऑडिट करें: वर्कफ़्लो एक्सेस की समीक्षा करें

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निर्धारित वर्कफ़्लो

इवेंट ट्रिगर (फ़ॉर्म सबमिट, कॉन्टैक्ट बनाया गया, वेबहुक प्राप्त हुआ) के अलावा, फ़्लो एक क्रॉन शेड्यूल पर भी चल सकते हैं — Google Sheets, Excel/OneDrive, Shopify, Tally, LinkedIn, Facebook, Instagram, Slack, Outlook, X (Twitter), Microsoft Teams, या किसी वेबहुक एंडपॉइंट से एक आवर्ती अंतराल पर डेटा खींचकर, और परिणामों को आपके फ़्लो के शेष भाग में आगे भेजकर।

निर्धारित ट्रिगर

• ट्रिगर प्रकार: Scheduled
• शेड्यूल फ़ॉर्मेट: मानक 5-फ़ील्ड क्रॉन (minute hour day month weekday)। UI फ़्रेंडली ड्रॉपडाउन के माध्यम से आपके लिए क्रॉन जनरेट करता है — पुनरावृत्ति, समय और टाइमज़ोन चुनें, और क्रॉन पर्दे के पीछे बन जाता है।
• स्रोत: नीचे सूचीबद्ध एम्बेडेड डेटा स्रोतों में से एक।
• डाउनस्ट्रीम नोड्स को आउटपुट: प्रत्येक प्राप्त की गई पंक्ति को रिकॉर्ड डेटा के रूप में फ़्लो के शेष भाग में पास किया जाता है, ताकि आपकी कंडीशन, एक्शन और AI एजेंट्स एक समय में एक पंक्ति देखें — बिल्कुल एक रीयल-टाइम फ़ॉर्म सबमिशन की तरह।

समर्थित स्रोत

डायरेक्ट डेटा रीडर:

• Google Sheets — किसी टैब को पोल करें, नई पंक्तियाँ लें
• Excel / OneDrive — Microsoft वर्कबुक के लिए वही
• Shopify — ऑर्डर, ग्राहक, उत्पाद
• Tally — ERP डेटा
• Webhook — वेबहुक एंडपॉइंट से नवीनतम पेलोड खींचें

सोशल और मैसेजिंग स्रोत (आपके शेड्यूल पर पोल किए गए):

• LinkedIn, Facebook, Instagram
• Slack, Microsoft Teams
• Outlook
• X (Twitter)

पूर्वापेक्षा: पहले इंटीग्रेशन कनेक्ट करें

हर एम्बेडेड स्रोत उन क्रेडेंशियल से पढ़ता है जो प्लेटफ़ॉर्म पहले से आपके वर्कस्पेस के लिए रखता है। (मान लीजिए) LinkedIn से पुल शेड्यूल करने से पहले, Integrations पेज पर एक बार LinkedIn कनेक्ट करें — OAuth हैंडशेक, अकाउंट/पेज/शीट चुनें, हो गया। निर्धारित ट्रिगर फिर रनटाइम पर सही टोकन को स्वयं हल कर लेता है, फ़्लो कॉन्फ़िगरेशन के पास कोई क्रेडेंशियल नहीं जाता।

रेसिपी: Google Sheet से डेली लीड सिंक

1. यदि आपने पहले से नहीं किया है, तो Integrations पेज पर Google कनेक्ट करें।
2. एक नया फ़्लो बनाएँ। ट्रिगर प्रकार के रूप में Scheduled चुनें।
3. एक अंतराल चुनें — उदाहरण के लिए हर दिन 07:00 UTC पर।
4. डेटा स्रोत के रूप में Google Sheets चुनें और वह शीट + टैब चुनें जिसमें आपकी इनबाउंड लीड हैं।
5. केवल उन पंक्तियों को फ़िल्टर करने के लिए एक कंडीशन नोड जोड़ें जो पहले नहीं देखी गई हैं (ट्रिगर आपके लिए एक कर्सर स्टेट ट्रैक करता है)।
6. एक्शन नोड्स के साथ आगे बढ़ें: एक कॉन्टैक्ट बनाएँ, एक आउटरीच कैंपेन भेजें, CRM में जोड़ें, आदि। प्रत्येक पंक्ति पूरी चेन से गुज़रती है।
7. फ़्लो को सक्रिय करें। प्लेटफ़ॉर्म क्रॉन को स्वयं संभालता है — किसी अन्य इन्फ्रास्ट्रक्चर को संचालित करने की आवश्यकता नहीं।

शेड्यूल को रोकना, संपादित करना या हटाना

फ़्लो को निष्क्रिय करने से क्रॉन रुक जाता है — जब आप इसे फिर से सक्रिय करते हैं तो शेड्यूल फिर से शुरू हो जाता है। किसी सक्रिय फ़्लो पर पुनरावृत्ति को संपादित करने से पर्दे के पीछे क्रॉन फिर से बन जाता है। फ़्लो को हटाने से शेड्यूल पूरी तरह से हट जाता है।

सुझाव

• अपनी आवश्यकता को पूरा करने वाला सबसे छोटा अंतराल पसंद करें — किसी सोशल स्रोत से हर मिनट पुल करना थर्ड-पार्टी रेट लिमिट को छू सकता है; प्रति घंटा या दैनिक आमतौर पर पर्याप्त होता है।
• जिन स्रोतों में असीमित वृद्धि होती है (ऑर्डर फ़ीड, सोशल इनबॉक्स), डाउनस्ट्रीम फ़ैन-आउट को सीमित करने के लिए फ़्लो में जल्दी हमेशा एक कंडीशन फ़िल्टर जोड़ें।
• शेड्यूल को सक्रिय करने से पहले फ़्लो को एक बार मैन्युअल रूप से चलाकर परीक्षण करें — ऊपर वर्णित Test Mode निर्धारित फ़्लो के साथ भी काम करता है।

समस्या निवारण

सामान्य समस्याएँ

समस्या	समाधान
वर्कफ़्लो ट्रिगर नहीं हो रहा	ट्रिगर कॉन्फ़िगरेशन सत्यापित करें
ईमेल नहीं भेजा जा रहा	ईमेल सेटिंग्स, प्राप्तकर्ता जाँचें
कंडीशन हमेशा विफल हो रही है	कंडीशन लॉजिक की समीक्षा करें
टाइमआउट एरर	बाहरी API जाँचें, रीट्राई जोड़ें
डेटा गायब है	वेरिएबल पथ सत्यापित करें

सहायता प्राप्त करना

• डॉक्यूमेंटेशन: सहायता केंद्र लेख
• सपोर्ट: support@surveyanalytica.com
• कम्युनिटी: यूज़र फ़ोरम

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सामान्य प्रश्न

प्रश्न: मैं कितने वर्कफ़्लो बना सकता हूँ? उत्तर: यह आपकी योजना पर निर्भर करता है। फ्री प्लान में सीमित सक्रिय वर्कफ़्लो शामिल होते हैं, पेड प्लान अधिक या असीमित प्रदान करते हैं।

प्रश्न: क्या मैं किसी वर्कफ़्लो को डुप्लिकेट कर सकता हूँ? उत्तर: हाँ, “…” मेनू पर क्लिक करें और “Duplicate” चुनें।

प्रश्न: मैं किसी वर्कफ़्लो को अस्थायी रूप से कैसे रोकूँ? उत्तर: बिना डिलीट किए वर्कफ़्लो लिस्ट में वर्कफ़्लो को बंद करें।

प्रश्न: क्या वर्कफ़्लो समानांतर में चल सकते हैं? उत्तर: हाँ, हर ट्रिगर एक स्वतंत्र निष्पादन बनाता है।

प्रश्न: यदि कोई वर्कफ़्लो विफल हो जाए तो क्या होता है? उत्तर: विफलताएँ लॉग की जाती हैं और उन्हें फिर से प्रयास किया जा सकता है। अपनी टीम को अलर्ट करने के लिए नोटिफिकेशन कॉन्फ़िगर करें।

प्रश्न: क्या मैं वास्तविक डेटा को प्रभावित किए बिना परीक्षण कर सकता हूँ? उत्तर: हाँ, नमूना डेटा के साथ Test Mode का उपयोग करें।

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संबंधित संसाधन

• वर्कफ़्लो टेम्पलेट
• API डॉक्यूमेंटेशन: वर्कफ़्लो
• वीडियो: वर्कफ़्लो बेसिक्स
• इंटीग्रेशन गाइड

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