Workflows & Automation – Guide d’aide complet

Introduction aux Workflows

Les Workflows de SurveyAnalytica vous permettent d’automatiser les tâches répétitives et de créer des processus métier sophistiqués sans écrire de code. Créez des automatisations puissantes avec des déclencheurs, des conditions, des actions et des agents AI pour rationaliser vos opérations.

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Accéder aux Workflows

1. Depuis le tableau de bord : Cliquez sur l’onglet “Flows” dans la navigation
2. Créer un nouveau : Cliquez sur “+ Create Workflow”
3. URL directe : /flows
4. Mode Design : /flows/design pour un nouveau workflow

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Composants du Workflow

1. Déclencheurs

Les déclencheurs démarrent automatiquement votre workflow lorsque des événements spécifiques se produisent.

Déclencheurs disponibles :

Catégorie	Déclencheurs
Enquête	Réponse à l’enquête
Contact	Mise à jour de la liste de contacts
Communication	Email reçu, Webhook
Planification	Heure planifiée
Feuilles de calcul	Mise à jour Excel, Google Sheets
Messagerie	Message Slack, MS Teams
E-commerce	Commande Shopify
CRM	HubSpot, Salesforce
Gestion de projet	Ticket Jira, Tâche Asana
Réseaux sociaux	Facebook Lead, Instagram, Twitter/X
Autre	Zapier, Mailchimp, Pub/Sub

2. Conditions

Les conditions ajoutent de la logique à vos workflows, créant différents chemins en fonction des données.

Types de conditions :

• If/Else : Se ramifie selon une condition unique
• Switch : Plusieurs branches selon une valeur
• Filter : Continue uniquement si les critères sont respectés
• Wait Until : Se met en pause jusqu’à ce qu’une condition soit vraie

3. Actions

Les actions sont les tâches que votre workflow exécute.

Actions disponibles :

Catégorie	Actions
Communication	Envoyer un email, Envoyer un SMS, WhatsApp
Webhooks	Appeler un Webhook/API
Feuilles de calcul	Mettre à jour Google Sheets, Mettre à jour Excel
Messagerie	Message Slack, Message Teams
Tâches	Créer une tâche
AI	Agent AI, Générer une image
CRM	CRM HubSpot, Salesforce
Projet	Créer un ticket Jira, Tâche Asana
Marketing	Mailchimp, Marketo
E-commerce	Shopify
Support	Ticket Zendesk
Contrôle de flux	Attente/Délai

4. Agents AI

Intégrez l’AI pour traiter des tâches complexes de manière intelligente.

Capacités des agents AI :

• Analyser les réponses textuelles
• Générer du contenu personnalisé
• Classer et catégoriser les données
• Résumer les textes longs
• Traduire entre les langues
• Extraire des entités (noms, dates, montants)

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Générateur visuel de Workflow

Créez des workflows grâce à une interface intuitive de glisser-déposer.

Composants du générateur

Composant	Description
Canvas	Zone principale de glisser-déposer
Panneau de composants	Déclencheurs, conditions, actions disponibles
Panneau de propriétés	Paramètres du composant sélectionné
Barre d’outils	Options d’enregistrement, de test et de publication

Créer un Workflow

Étape 1 : Ajouter un déclencheur

• Faites glisser un déclencheur depuis le panneau de composants
• Configurez les paramètres du déclencheur
• Chaque workflow nécessite au moins un déclencheur

Étape 2 : Ajouter des actions

• Connectez des actions à votre déclencheur
• Enchaînez plusieurs actions ensemble
• Configurez les paramètres de chaque action

Étape 3 : Ajouter des conditions (facultatif)

• Insérez des conditions pour créer des branches
• Configurez les règles logiques
• Définissez les chemins pour les différents résultats

Étape 4 : Tester votre Workflow

• Cliquez sur “Test” pour simuler l’exécution
• Passez en revue les résultats étape par étape
• Corrigez les problèmes avant de publier

Étape 5 : Publier

• Cliquez sur “Publish” pour activer
• Le workflow commence à répondre aux déclencheurs

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Fonctionnalités du Workflow

Fonctionnalités du générateur visuel

• Canvas glisser-déposer : Conception visuelle intuitive
• Générateur de logique visuelle : Visualisez votre flux d’automatisation
• Aperçu en temps réel : Testez au fur et à mesure de la création
• Historique des versions : Suivez les modifications dans le temps
• Collaboration d’équipe : Travaillez ensemble sur les workflows
• Modèles préconçus : Démarrez à partir de modèles éprouvés
• Gestion des erreurs : Gestion des erreurs intégrée
• Mode débogage : Test pas à pas

Actions d’attente

Contrôlez la temporisation dans vos workflows :

• Durée d’attente : Pause pendant des heures, des jours, des semaines
• Attendre jusqu’à une heure : Reprend à une heure précise
• Attendre jusqu’à un jour : Reprend certains jours
• Attendre un événement : Reprend lorsqu’un événement se produit

Centre d’actions

Gérez les tâches et approbations du workflow :

• Consulter les tâches en attente
• Traiter les approbations
• Suivre la progression du workflow
• Gérer les exceptions

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Modèles de Workflow

Modèles préconçus

Démarrez rapidement avec des modèles :

Retour client :

• Workflow de suivi NPS
• Système d’alerte des détracteurs
• Séquence de remerciement des promoteurs

Automatisation marketing :

• Série d’emails de bienvenue
• Campagne de réengagement
• Flux d’inscription à un événement

Opérations :

• Acheminement des tickets de support
• Flux de demande d’approbation
• Automatisation de la synchronisation des données

Utiliser les modèles

1. Allez dans Flows → Templates
2. Parcourez ou recherchez des modèles
3. Cliquez sur “Use Template”
4. Personnalisez selon vos besoins
5. Publiez lorsque vous êtes prêt

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Intégrations

Intégrations natives

Connectez-vous à des plateformes populaires :

Communication :

• Slack
• Microsoft Teams
• Email (SMTP, SendGrid)
• SMS (Twilio)
• WhatsApp

CRM & Marketing :

• Salesforce
• HubSpot
• Mailchimp
• Marketo

Feuilles de calcul :

• Google Sheets
• Microsoft Excel

Gestion de projet :

• Jira
• Asana

E-commerce :

• Shopify

Support :

• Zendesk

Intégrations personnalisées

Utilisez des webhooks pour connecter n’importe quel système :

{
  "method": "POST",
  "url": "https://api.example.com/webhook",
  "headers": {
    "Authorization": "Bearer {{env.api_token}}"
  },
  "body": {
    "email": "{{trigger.contact.email}}",
    "event": "survey_completed"
  }
}

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Variables du Workflow

Utilisez des variables pour transmettre des données entre les étapes :

Type de variable	Exemple
Données du déclencheur	{{trigger.response.email}}
Sortie d’étape	{{steps.step1.output}}
Environnement	{{env.api_key}}
Système	{{now}}, {{uuid}}

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Tests & Débogage

Mode Test

• Exécuter avec des données d’exemple
• Voir l’exécution étape par étape
• Identifier les problèmes avant la publication
• Vérifier les chemins logiques

Journaux d’exécution

Accédez à des journaux détaillés :

• Horodatage de chaque étape
• Données d’entrée/sortie
• Messages d’erreur
• Durée d’exécution

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Bonnes pratiques

Conception du Workflow

1. Commencer simplement : Débutez avec des workflows basiques
2. Nommer clairement : Utilisez des noms descriptifs
3. Documenter la logique : Ajoutez des notes pour les parties complexes
4. Utiliser des modèles : Construisez à partir de modèles éprouvés
5. Tester en profondeur : Vérifiez que tous les chemins fonctionnent

Performance

1. Minimiser les appels API : Regroupez-les lorsque possible
2. Attentes appropriées : Ne retardez pas excessivement
3. Gérer les erreurs : Prévoyez les échecs
4. Surveiller les temps : Optimisez les workflows lents

Sécurité

1. Utiliser des variables d’environnement : Ne codez pas les secrets en dur
2. Valider les entrées : Vérifiez les données avant de les utiliser
3. Limiter les autorisations : Accès minimal nécessaire
4. Auditer régulièrement : Passez en revue l’accès aux workflows

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Workflows planifiés

En plus des déclencheurs événementiels (formulaire soumis, contact créé, webhook reçu), les flows peuvent s’exécuter selon une planification cron — en récupérant des données à intervalles réguliers depuis Google Sheets, Excel/OneDrive, Shopify, Tally, LinkedIn, Facebook, Instagram, Slack, Outlook, X (Twitter), Microsoft Teams, ou un point de terminaison webhook, puis en transmettant les résultats au reste de votre flow.

Le déclencheur planifié

• Type de déclencheur : Planifié
• Format de planification : cron standard à 5 champs (minute hour day month weekday). L’interface génère le cron pour vous via des menus déroulants conviviaux — choisissez la récurrence, l’heure et le fuseau horaire, et le cron est construit en coulisses.
• Source : l’une des sources de données intégrées listées ci-dessous.
• Sortie vers les nœuds en aval : chaque ligne récupérée est transmise sous forme de données d’enregistrement au reste du flow, afin que vos conditions, actions et agents AI voient une ligne à la fois — exactement comme une soumission de formulaire en temps réel.

Sources prises en charge

Lecteurs de données directs :

• Google Sheets — interroge un onglet, récupère les nouvelles lignes
• Excel / OneDrive — idem, pour les classeurs Microsoft
• Shopify — commandes, clients, produits
• Tally — données ERP
• Webhook — récupère la charge utile la plus récente d’un point de terminaison webhook

Sources sociales et de messagerie (interrogées selon votre planification) :

• LinkedIn, Facebook, Instagram
• Slack, Microsoft Teams
• Outlook
• X (Twitter)

Prérequis : connecter d’abord l’intégration

Chaque source intégrée lit à partir des identifiants que la plateforme détient déjà pour votre espace de travail. Avant de pouvoir planifier une récupération depuis (par exemple) LinkedIn, connectez LinkedIn une fois sur la page Integrations — poignée de main OAuth, choix du compte/de la page/de la feuille, terminé. Le déclencheur planifié résout ensuite le bon token au moment de l’exécution ; aucun identifiant n’approche la configuration du flow elle-même.

Recette : synchronisation quotidienne des leads depuis une Google Sheet

1. Connectez Google sur la page Integrations si ce n’est pas déjà fait.
2. Créez un nouveau flow. Choisissez Scheduled comme type de déclencheur.
3. Choisissez une cadence — par exemple Tous les jours à 07h00 UTC.
4. Choisissez Google Sheets comme source de données et sélectionnez la feuille + l’onglet contenant vos leads entrants.
5. Ajoutez un nœud de condition pour ne filtrer que les lignes non encore vues (le déclencheur suit un état de curseur pour vous).
6. Enchaînez avec des nœuds d’action : créer un contact, envoyer une campagne de prospection, ajouter à un CRM, etc. Chaque ligne parcourt toute la chaîne.
7. Activez le flow. La plateforme gère elle-même le cron — aucune autre infrastructure à exploiter.

Mettre en pause, modifier ou supprimer une planification

La désactivation du flow met le cron en pause — la planification reprend lorsque vous réactivez le flow. La modification de la récurrence sur un flow actif recrée le cron en coulisses. La suppression du flow supprime entièrement la planification.

Astuces

• Privilégiez la cadence la plus faible qui répond à votre besoin — récupérer chaque minute depuis une source sociale peut atteindre les limites de débit de tiers ; une cadence horaire ou quotidienne suffit généralement.
• Pour les sources à croissance illimitée (flux de commandes, boîtes de réception sociales), ajoutez toujours un filtre de condition tôt dans le flow pour limiter la propagation en aval.
• Testez en exécutant le flow manuellement une fois avant d’activer la planification — le Test Mode décrit ci-dessus fonctionne également avec les flows planifiés.

Dépannage

Problèmes courants

Problème	Solution
Le workflow ne se déclenche pas	Vérifiez la configuration du déclencheur
L’email ne s’envoie pas	Vérifiez les paramètres d’email, le destinataire
La condition échoue toujours	Passez en revue la logique de la condition
Erreurs de délai d’expiration	Vérifiez l’API externe, ajoutez une nouvelle tentative
Données manquantes	Vérifiez les chemins des variables

Obtenir de l’aide

• Documentation : Articles du centre d’aide
• Support : support@surveyanalytica.com
• Communauté : Forums utilisateurs

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FAQ

Q : Combien de workflows puis-je créer ? A : Cela dépend de votre plan. Les plans gratuits incluent un nombre limité de workflows actifs, les plans payants en offrent davantage ou en illimité.

Q : Puis-je dupliquer un workflow ? A : Oui, cliquez sur le menu “…” et sélectionnez “Duplicate”.

Q : Comment mettre un workflow en pause temporairement ? A : Désactivez le workflow dans la liste des workflows sans le supprimer.

Q : Les workflows peuvent-ils s’exécuter en parallèle ? A : Oui, chaque déclencheur crée une exécution indépendante.

Q : Que se passe-t-il si un workflow échoue ? A : Les échecs sont enregistrés et peuvent être relancés. Configurez des notifications pour alerter votre équipe.

Q : Puis-je tester sans affecter les données réelles ? A : Oui, utilisez le Test Mode avec des données d’exemple.

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Ressources associées

• Modèles de Workflow
• Documentation API : Workflows
• Vidéo : Les bases du Workflow
• Guides d’intégration

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