Flujos de trabajo y automatización – Guía de ayuda completa

Introducción a los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo en SurveyAnalytica le permiten automatizar tareas repetitivas y crear procesos de negocio sofisticados sin escribir código. Cree automatizaciones potentes con disparadores, condiciones, acciones y agentes de AI para optimizar sus operaciones.

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Acceso a los flujos de trabajo

1. Desde el panel: Haga clic en la pestaña “Flows” en la navegación
2. Crear nuevo: Haga clic en “+ Create Workflow”
3. URL directa: /flows
4. Modo de diseño: /flows/design para un nuevo flujo de trabajo

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Componentes del flujo de trabajo

1. Disparadores

Los disparadores inician su flujo de trabajo automáticamente cuando ocurren eventos específicos.

Disparadores disponibles:

Categoría	Disparadores
Encuesta	Respuesta de encuesta
Contacto	Actualización de lista de contactos
Comunicación	Correo recibido, Webhook
Programación	Hora programada
Hojas de cálculo	Actualización de Excel, Google Sheets
Mensajería	Mensaje de Slack, MS Teams
Comercio electrónico	Pedido de Shopify
CRM	HubSpot, Salesforce
Gestión de proyectos	Incidencia de Jira, Tarea de Asana
Social	Cliente potencial de Facebook, Instagram, Twitter/X
Otro	Zapier, Mailchimp, Pub/Sub

2. Condiciones

Las condiciones añaden lógica a sus flujos de trabajo, creando distintas rutas según los datos.

Tipos de condición:

• Si/Si no: Ramifica según una única condición
• Switch: Múltiples ramas según un valor
• Filtro: Continúa solo si se cumplen los criterios
• Esperar hasta: Pausa hasta que la condición sea verdadera

3. Acciones

Las acciones son tareas que realiza su flujo de trabajo.

Acciones disponibles:

Categoría	Acciones
Comunicación	Enviar correo, Enviar SMS, WhatsApp
Webhooks	Llamar a Webhook/API
Hojas de cálculo	Actualizar Google Sheets, Actualizar Excel
Mensajería	Mensaje de Slack, Mensaje de Teams
Tareas	Crear tarea
AI	Agente de AI, Generar imagen
CRM	HubSpot CRM, Salesforce
Proyecto	Crear incidencia de Jira, Tarea de Asana
Marketing	Mailchimp, Marketo
Comercio electrónico	Shopify
Soporte	Ticket de Zendesk
Control de flujo	Esperar/Retrasar

4. Agentes de AI

Incorpore AI para gestionar tareas complejas de forma inteligente.

Capacidades de los agentes de AI:

• Analizar respuestas de texto
• Generar contenido personalizado
• Clasificar y categorizar datos
• Resumir textos extensos
• Traducir entre idiomas
• Extraer entidades (nombres, fechas, importes)

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Creador visual de flujos de trabajo

Cree flujos de trabajo con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar.

Componentes del creador

Componente	Descripción
Lienzo	Área principal de arrastrar y soltar
Panel de componentes	Disparadores, condiciones y acciones disponibles
Panel de propiedades	Configuración del componente seleccionado
Barra de herramientas	Opciones de guardar, probar, publicar

Creación de un flujo de trabajo

Paso 1: Añadir un disparador

• Arrastre un disparador desde el panel de componentes
• Configure los ajustes del disparador
• Todo flujo de trabajo necesita al menos un disparador

Paso 2: Añadir acciones

• Conecte acciones a su disparador
• Encadene varias acciones
• Configure los ajustes de cada acción’

Paso 3: Añadir condiciones (opcional)

• Inserte condiciones para crear ramas
• Configure las reglas de lógica
• Defina rutas para distintos resultados

Paso 4: Probar su flujo de trabajo

• Haga clic en “Test” para simular la ejecución
• Revise los resultados paso a paso
• Corrija los problemas antes de publicar

Paso 5: Publicar

• Haga clic en “Publish” para activar
• El flujo de trabajo comienza a responder a los disparadores

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Funciones del flujo de trabajo

Funciones del creador visual

• Lienzo de arrastrar y soltar: Diseño visual intuitivo
• Creador de lógica visual: Vea su flujo de automatización
• Vista previa en tiempo real: Pruebe mientras crea
• Historial de versiones: Siga los cambios a lo largo del tiempo
• Colaboración en equipo: Trabajen juntos en los flujos de trabajo
• Plantillas prediseñadas: Comience con patrones probados
• Gestión de errores: Gestión de errores integrada
• Modo de depuración: Pruebas paso a paso

Acciones de espera

Controle los tiempos en sus flujos de trabajo:

• Duración de espera: Pausa por horas, días, semanas
• Esperar hasta una hora: Reanuda a una hora específica
• Esperar hasta un día: Reanuda en días determinados
• Esperar un evento: Reanuda cuando ocurre un evento

Centro de acciones

Gestione tareas y aprobaciones del flujo de trabajo:

• Ver tareas pendientes
• Procesar aprobaciones
• Seguir el progreso del flujo de trabajo
• Gestionar excepciones

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Plantillas de flujo de trabajo

Plantillas prediseñadas

Comience rápidamente con plantillas:

Comentarios de clientes:

• Flujo de trabajo de seguimiento de NPS
• Sistema de alerta de detractores
• Secuencia de agradecimiento a promotores

Automatización de marketing:

• Serie de correos de bienvenida
• Campaña de reenganche
• Flujo de registro a eventos

Operaciones:

• Enrutamiento de tickets de soporte
• Flujo de solicitud de aprobación
• Automatización de sincronización de datos

Uso de plantillas

1. Vaya a Flows → Templates
2. Explore o busque plantillas
3. Haga clic en “Use Template”
4. Personalice según sus necesidades
5. Publique cuando esté listo

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Integraciones

Integraciones nativas

Conéctese con plataformas populares:

Comunicación:

• Slack
• Microsoft Teams
• Correo electrónico (SMTP, SendGrid)
• SMS (Twilio)
• WhatsApp

CRM y marketing:

• Salesforce
• HubSpot
• Mailchimp
• Marketo

Hojas de cálculo:

• Google Sheets
• Microsoft Excel

Gestión de proyectos:

• Jira
• Asana

Comercio electrónico:

• Shopify

Soporte:

• Zendesk

Integraciones personalizadas

Use webhooks para conectar cualquier sistema:

{
  "method": "POST",
  "url": "https://api.example.com/webhook",
  "headers": {
    "Authorization": "Bearer {{env.api_token}}"
  },
  "body": {
    "email": "{{trigger.contact.email}}",
    "event": "survey_completed"
  }
}

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Variables del flujo de trabajo

Use variables para pasar datos entre pasos:

Tipo de variable	Ejemplo
Datos del disparador	{{trigger.response.email}}
Salida del paso	{{steps.step1.output}}
Entorno	{{env.api_key}}
Sistema	{{now}}, {{uuid}}

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Pruebas y depuración

Modo de prueba

• Ejecute con datos de muestra
• Vea la ejecución paso a paso
• Identifique problemas antes de publicar
• Verifique las rutas lógicas

Registros de ejecución

Acceda a registros detallados:

• Marca de tiempo de cada paso
• Datos de entrada/salida
• Mensajes de error
• Duración de la ejecución

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Buenas prácticas

Diseño del flujo de trabajo

1. Comience simple: Empiece con flujos de trabajo básicos
2. Nombre con claridad: Use nombres descriptivos
3. Documente la lógica: Añada notas para las partes complejas
4. Use plantillas: Cree a partir de patrones probados
5. Pruebe a fondo: Verifique que todas las rutas funcionan

Rendimiento

1. Minimice las llamadas a la API: Agrupe cuando sea posible
2. Esperas adecuadas: No retrase en exceso
3. Gestione los errores: Planifique ante fallos
4. Supervise los tiempos: Optimice los flujos de trabajo lentos

Seguridad

1. Use variables de entorno: No incorpore secretos directamente en el código
2. Valide las entradas: Verifique los datos antes de usarlos
3. Limite los permisos: Acceso mínimo necesario
4. Audite con regularidad: Revise el acceso al flujo de trabajo

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Flujos de trabajo programados

Además de los disparadores por evento (formulario enviado, contacto creado, webhook recibido), los flujos pueden ejecutarse según un programa cron — obteniendo datos de forma recurrente desde Google Sheets, Excel/OneDrive, Shopify, Tally, LinkedIn, Facebook, Instagram, Slack, Outlook, X (Twitter), Microsoft Teams o un punto de conexión de webhook, y transmitiendo los resultados al resto de su flujo.

El disparador programado

• Tipo de disparador: Programado
• Formato de programación: cron estándar de 5 campos (minute hour day month weekday). La interfaz genera el cron por usted mediante menús desplegables sencillos: elija la recurrencia, la hora y la zona horaria, y el cron se crea automáticamente.
• Fuente: una de las fuentes de datos integradas que se enumeran a continuación.
• Salida hacia los nodos posteriores: cada fila obtenida se pasa como datos de registro al resto del flujo, de modo que sus condiciones, acciones y agentes de AI ven una fila a la vez, exactamente igual que con un envío de formulario en tiempo real.

Fuentes compatibles

Lectores de datos directos:

• Google Sheets — sondea una pestaña y detecta filas nuevas
• Excel / OneDrive — lo mismo, para libros de Microsoft
• Shopify — pedidos, clientes, productos
• Tally — datos ERP
• Webhook — obtiene la carga útil más reciente de un punto de conexión de webhook

Fuentes sociales y de mensajería (sondeadas según su programación):

• LinkedIn, Facebook, Instagram
• Slack, Microsoft Teams
• Outlook
• X (Twitter)

Requisito previo: conecte primero la integración

Cada fuente integrada lee las credenciales que la plataforma ya tiene almacenadas para su espacio de trabajo. Antes de poder programar una extracción desde (por ejemplo) LinkedIn, conecte LinkedIn una vez en la página de Integrations — autenticación OAuth, elija la cuenta/página/hoja, y listo. El disparador programado resuelve entonces el token correcto en tiempo de ejecución; ninguna credencial se acerca a la configuración del flujo en sí.

Receta: sincronización diaria de clientes potenciales desde una hoja de Google

1. Conecte Google en la página de Integrations si aún no lo ha hecho.
2. Cree un nuevo flujo. Elija Scheduled como tipo de disparador.
3. Elija una cadencia — por ejemplo, cada día a las 07:00 UTC.
4. Elija Google Sheets como fuente de datos y seleccione la hoja y la pestaña que contiene sus clientes potenciales entrantes.
5. Añada un nodo de condición para filtrar solo las filas no vistas antes (el disparador realiza el seguimiento de un estado de cursor por usted).
6. Continúe con nodos de acción: crear un contacto, enviar una campaña de contacto, agregar a un CRM, etc. Cada fila pasa por toda la cadena.
7. Active el flujo. La plataforma gestiona el cron por sí misma — no necesita otra infraestructura.

Pausar, editar o eliminar una programación

Desactivar el flujo pausa el cron — la programación se reanuda al reactivarlo. Editar la recurrencia en un flujo activo vuelve a crear el cron internamente. Eliminar el flujo elimina la programación por completo.

Consejos

• Prefiera la cadencia más pequeña que cubra su necesidad — extraer cada minuto de una fuente social puede alcanzar los límites de tasa de terceros; lo habitual es que baste con una cadencia horaria o diaria.
• Para fuentes que crecen sin límite (flujos de pedidos, bandejas de entrada sociales), añada siempre un filtro de condición al principio del flujo para limitar la expansión posterior.
• Pruebe ejecutando el flujo manualmente una vez antes de activar la programación — el Test Mode descrito anteriormente también funciona con flujos programados.

Solución de problemas

Problemas comunes

Problema	Solución
El flujo de trabajo no se activa	Verifique la configuración del disparador
El correo no se envía	Compruebe la configuración de correo, el destinatario
La condición siempre falla	Revise la lógica de la condición
Errores de tiempo de espera	Compruebe la API externa, añada reintentos
Faltan datos	Verifique las rutas de las variables

Cómo obtener ayuda

• Documentación: Artículos del centro de ayuda
• Soporte: support@surveyanalytica.com
• Comunidad: Foros de usuarios

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Preguntas frecuentes

P: ¿Cuántos flujos de trabajo puedo crear? R: Depende de su plan. Los planes gratuitos incluyen un número limitado de flujos de trabajo activos, los planes de pago ofrecen más o ilimitados.

P: ¿Puedo duplicar un flujo de trabajo? R: Sí, haga clic en el menú “…” y seleccione “Duplicate”.

P: ¿Cómo pauso un flujo de trabajo temporalmente? R: Desactive el flujo de trabajo en la lista de flujos de trabajo sin eliminarlo.

P: ¿Pueden los flujos de trabajo ejecutarse en paralelo? R: Sí, cada disparador crea una ejecución independiente.

P: ¿Qué ocurre si un flujo de trabajo falla? R: Los fallos se registran y pueden reintentarse. Configure notificaciones para alertar a su equipo.

P: ¿Puedo probar sin afectar datos reales? R: Sí, use el Modo de prueba con datos de muestra.

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Recursos relacionados

• Plantillas de flujo de trabajo
• Documentación de la API: Flujos de trabajo
• Video: Conceptos básicos de los flujos de trabajo
• Guías de integración

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